Pourquoi travailler avec une agence événementielle ?

Les entreprises peuvent passer des décennies à construire, perfectionner et promouvoir leur marque. Ce qu’ils créent peut finalement être leur atout le plus précieux. Ils mettront tout en œuvre pour définir leur marque à travers des directives rigides et la protéger de manière agressive avec une expertise juridique. Alors pourquoi une entreprise mettrait quelque chose d’aussi précieux entre les mains une agence externe? Dans le domaine de la gestion d’événements, c’est exactement ce que font les entreprises – et il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez également le faire.

Les avantages de faire appel à une agence évènementielle

En confiant l’organisation de votre évènement à une agence d’hôtesses, vous bénéficiez d’une gestion de projet créative, d’une création de contenu compétente et d’une expertise technologique. Et une agence d’événements agile peut rapidement rassembler et déployer ces diverses compétences, vous permettant de bénéficier d’experts dans leur domaine avec des années d’expérience.

Gestion de projet

La gestion de projet d’un événement se compose de trois domaines principaux; découverte, livraison et conduite. La découverte commence par une réunion de lancement et une reconnaissance du lieu, suivies de réunions avec les parties prenantes pour convenir des objectifs de l’événement et établir le retour sur investissement attendu. À partir de là, il s’agit de travailler avec vous pour développer le contenu. Une fois que le contenu et la conception de l’événement ont été convenus, ainsi que le budget final, l’accent est mis sur la livraison. Vient d’abord le travail pré-événementiel et la gestion de fournisseurs tiers – restauration, logistique ou conférenciers invités. Parallèlement aux communications avec les délégués, une agence coordonnera le contenu final de l’événement et gérera les répétitions, ce qui s’étend à la gestion des scripts et à l’encadrement des conférenciers si nécessaire.

Les activités entreprises après l’événement sont utilisées pour conduire son succès. En plus des communications en cascade post-événement, des mécanismes tels que la rétroaction des délégués, nous pouvons utiliser des mesures et des applications publicitaires sur site pour tester et mesurer le succès de l’événement. Les résultats de ce travail alimentent le rapport post-événement, qui est utilisé pour faire le point avec les personnes impliquées.

Voyage des délégués

Une bonne gestion de projet est essentielle pour assurer le succès d’un événement, mais les points de contact associés au parcours des délégués peuvent rapidement submerger une entreprise qui choisit de gérer ses propres événements, en particulier à mesure que l’ampleur des événements augmente. Le voyage du délégué commence par des courriels aux participants attendus; les deux e-mails de sauvegarde de la date avant l’événement et les invitations elles-mêmes. Pour les événements plus importants, ces e-mails sont susceptibles de se compter par milliers, avec la possibilité que les réponses se situent dans une plage similaire.

Externalisation axée sur le succès

Lorsque l’ampleur du travail avant, pendant et après un événement est prise en compte, ainsi que les compétences diverses et spécialisées requises pour assurer le succès, il n’est pas surprenant que la plupart des entreprises choisissent d’externaliser leurs événements en faisant appel à une agence d’hôtesses.

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