Lorsque vous passez du statut d’architecte à la gestion de votre propre cabinet d’architectes. Cela signifie que vous devez comprendre suffisamment la comptabilité.
Pour créer des stratégies commerciales et prendre les types de décisions basées sur les données qui mèneront finalement votre entreprise au succès.
Même si vous faites appel à une aide extérieure pour la tenue de livres et la comptabilité, vous aurez toujours besoin d’en savoir suffisamment pour vous repérer dans le back-office.
Quelle est la principale responsabilité du comptable d’un cabinet d’architecture ?
La comptabilité est le processus de classification, d’enregistrement, d’exécution et de rapprochement des transactions financières au sein d’une entreprise. Cela comprend la gestion des dépenses, des remboursements, de la paie, des comptes fournisseurs et des comptes clients.
Le processus de tenue de livres recueille toutes les données nécessaires aux processus comptables pour générer des rapports financiers.
La différence entre la comptabilité fiscale / de conformité et la comptabilité de gestion
Il existe plusieurs types de comptabilité différents, mais deux des plus couramment utilisés sont :
Comptabilité de gestion: Utilisé pour évaluer les performances financières d’une entreprise. Pour prendre des décisions fondées sur des données pour le succès financier.
Toutes les entreprises sont tenues de conserver des registres dans le but de déposer une déclaration de revenus annuelle. Cependant, toutes les entreprises devraient également utiliser la comptabilité de gestion.
Sans rapports financiers axés sur la gestion et l’exploitation d’une entreprise, les chefs d’entreprise sont obligés de prendre des décisions aveugles.
Et aussi des décisions réactionnaires et des décisions fondées sur leurs instincts, ce qui peut vous conduire à des problèmes financiers et à l’échec.
La comptabilité de gestion permet aux chefs d’entreprise de définir des objectifs financiers SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels) pour leurs entreprises, de concevoir des stratégies pour atteindre les objectifs et de mesurer leurs progrès vers ces objectifs en temps réel.
Quels rapports financiers peuvent vous aider à gérer votre cabinet d’architecture ?
Plusieurs rapports financiers sont disponibles et, à mesure que vous vous sentirez plus à l’aise pour les lire et les évaluer. Vous pourrez en ajouter d’autres à votre liste de gestion financière de routine.
Cependant, les rapports financiers les plus élémentaires que vous devez consulter un expert comptable architecte régulièrement incluent :
Le bilan est un instantané des actifs, des passifs et des actions de votre entreprise à un moment donné. Le bilan donne une image de base de la santé financière globale de votre cabinet d’architectes.
Un compte de résultat rapporte le total des revenus, des coûts et des bénéfices de l’entreprise sur une période financière spécifique (c’est-à-dire hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
L’état des flux de trésorerie indique le montant d’argent entrant et sortant de votre entreprise sur une période donnée. En un coup d’œil, l’état des flux de trésorerie révèle si vous rapportez plus d’argent que votre entreprise n’en dépense ou si vous dépensez plus que ce que vous rapportez.
Les graphiques de suivi sont un bon moyen d’évaluer les tendances, les modèles et la saisonnalité des finances de votre entreprise.
Nous vous recommandons d’évaluer ces graphiques pour vous aider à prévoir les flux de trésorerie en plus des changements dans les revenus, les dépenses, les bénéfices de l’entreprise et la valeur de l’entreprise.
Un suivi et une catégorisation minutieux des dépenses et du temps, tout en affectant également les frais généraux à des projets spécifiques, rendent possible l’économie de l’unité. Avec ces données, vous pouvez extraire des relevés de profits et pertes par classe, ce qui signifie que vous pouvez évaluer les marges bénéficiaires générées par différents types d’emplois, clients, départements, employés, etc.
Les risques de fraude interne sur le lieu de travail
Un autre aspect de la tenue de livres et de la comptabilité qu’il est essentiel que les chefs d’entreprise des cabinets d’architectes comprennent est le risque très réel et important de fraude interne.
De nombreuses petites entreprises ne peuvent pas se permettre d’embaucher suffisamment de personnel pour le back-office afin de mettre en œuvre des politiques et des procédures solides dans leurs systèmes comptables.
En conséquence, ils sont très vulnérables aux pertes financières et de réputation résultant de la fraude.
Au minimum, vous avez besoin d’au moins trois personnes pour gérer vos processus de tenue de livres et de comptabilité afin qu’il y ait une séparation adéquate des tâches et des pouvoirs au sein du département.
Personne ne devrait être responsable de plus d’une étape dans une transaction. Par exemple, une personne devrait approuver une dépense/ouvrir le courrier, une deuxième personne devrait rédiger le chèque et une troisième personne devrait concilier les comptes.
La personne qui rédige les chèques ne devrait jamais être la même personne qui équilibre les livres.